Řízení komunikace je doposud poměrně podceňovanou oblastí což je paradoxem k tomu, jak vzrůstá objem komunikace prostřednictvím elektronické pošty a množství informací, které musí zejména manažeři zpracovat. Důsledkem toho mnohdy bývá, že Inbox je zaplněn desítkami i stovkami mailů.
Hlavním nástrojem pro řízení komunikace je v naprosté většině případů nějaká z verzí mailového klienta typu Outlooku, Thunderbird, Lotus Notes apod.
Řízení komunikace není zdaleka jen o odeslání mailu. Stalo se Vám někdy, že jste poslali někomu mail a on Vám neodpověděl… a Vy jste na to zapomněli?? Jedná se především o cílené sledování a udržení kontroly nad probíhající komunikací.
Mailový klient je také často využíván jako nástroj k zadávání úkolů. Ať už se pro zadání úkolu použije prostý mail (nebo i některá jiná funkčnost), je opět více či méně složité sledovat stav plnění úkolu, jak probíhá komunikace kolem úkolu mezi ostatními členy týmu, zda je úkol včas a úplně splněn…
To vše může mít za následek ztrátu kontroly nad určitou oblastí, nedodržování termínů, „zapomínání na úkoly“… Přitom vhodnými nástroji pro řízení komunikace lze uspořit 1-2 hodiny času denně a navíc je možné jednoduše kontrolovat komunikaci, plnění úkolů a další činnosti v rámci celého týmu. To ostatně dokazují stovky zákazníků, kteří toto řešení využívají.