Jak přejít z Excelu na informační systém ve stavební nebo výrobní firmě?

Shrnutí článku

• Excel je vhodný pro výpočty a analýzy, ale přestává stačit jako hlavní evidence procesů, do kterých vstupuje více lidí.
• Největším problémem nebývá samotná tabulka, ale více verzí stejných údajů, ruční přepisování a závislost na konkrétních zaměstnancích.
• Do informačního systému se nemají automaticky převádět všechny tabulky. Nejdříve je potřeba určit, které evidence a procesy má smysl převést a zda je opodstatněné některé Excelové tabulky zachovat.
• První etapa má řešit důležitý problém, ale současně musí být rozsahem, daty a odpovědnostmi zvládnutelná.
• Přechod nekončí spuštěním programu. Firma musí ukončit nepotřebné paralelní evidence, podpořit uživatele a ověřit, zda změna přinesla očekávaný výsledek.

Kdy Excel přestává být vhodným nástrojem pro řízení firmy

Excel je přirozeným začátkem mnoha firemních evidencí. Je dostupný, pružný a rychle se v něm vytvoří kalkulace, přehled zakázek, plán kapacit, seznam nákladů nebo jednoduchý report.

Samotné používání Excelu proto není známkou špatného řízení. Problém vzniká ve chvíli, kdy se tabulka z pomocného pracovního nástroje stane hlavním místem pro řízení procesu, na kterém závisí více lidí nebo oddělení.

Původně jednoduchý soubor postupně doplňují další pracovníci. Vznikají jeho kopie, různé verze, navazující tabulky a pomocné výpočty. Po určité době už nemusí být jasné:

• který soubor je aktuální,
• kdo smí měnit konkrétní údaje,
• odkud se data přebírají,
• zda byla změna zapsána do všech navazujících evidencí,
• kdo odpovídá za správnost výsledku.

Ve stavební firmě mohou být údaje o jedné zakázce současně vedeny v obchodním přehledu, kalkulaci, rozpočtu, harmonogramu, evidenci subdodávek, soupisu prací, plánu fakturace a přehledu nákladů.

Ve výrobní firmě se mohou stejné informace objevovat v kalkulaci, technologickém postupu, plánu výroby, požadavcích na materiál, evidenci skladu, plánu kapacit a odvádění výroby.

Pokud se změny mezi těmito soubory přepisují ručně, roste riziko, že jednotliví zaměstnanci nebo oddělení pracují s rozdílnými údaji.

Ne každý Excel je potřeba nahradit

Cílem přechodu na informační systém nemusí být automatické odstranění všech Excelových tabulek.

U každé evidence je ale potřeba posoudit, zda má její zachování konkrétní důvod, nebo zda pouze kopíruje data a činnosti, které mají být nově spravovány v informačním systému.

Excel může zůstat vhodný například pro:

• jednorázové výpočty,
• pracovní analýzy,
• rychlé modelování variant,
• přípravu individuálního přehledu,
• práci s daty exportovanými ze systému,
• specifické výpočty, které není účelné převádět do systému.

Do informačního systému je naopak vhodné převést především data a procesy, u kterých firma potřebuje:

• jednu platnou evidenci,
• jasně určenou odpovědnost,
• historii změn,
• řízená oprávnění,
• schvalování nebo kontroly,
• návaznost na další činnosti,
• pravidelné a spolehlivé vyhodnocování.

Rozhodující tedy není, zda lze danou evidenci vytvořit v Excelu. V tabulce lze připravit téměř jakýkoli výpočet nebo přehled. Důležité je, zda je takový způsob práce dlouhodobě bezpečný, přehledný a zvládnutelný pro všechny, kteří s daty pracují.

Typické signály, že současný způsob práce nestačí

Firma by měla změnu vážně zvažovat zejména tehdy, když se opakovaně objevují následující situace:

• Nikdo si není jistý, která verze souboru je platná.
• Stejné údaje se zapisují do několika tabulek nebo aplikací.
• Změna v jedné evidenci se musí ručně přenést do dalších.
• Přehled o zakázce nebo výrobě vzniká až spojením dat z více zdrojů.
• Reporty dokáže připravit pouze jeden konkrétní zaměstnanec.
• Vedení dostává důležité informace se zpožděním.
• Náklady se vyhodnocují až ve chvíli, kdy už není možné včas zasáhnout.
• Tabulky obsahují makra nebo složité vazby, kterým rozumí jen jejich autor.
• Po odchodu zaměstnance je obtížné zjistit, jak evidence fungovala.
• Lidé tráví více času údržbou tabulek než využíváním informací.
• Chyba ve vzorci nebo ručně přepsaná hodnota se obtížně dohledává.
• Při změně zakázky není jasné, kdo má aktualizovat navazující údaje.

Jeden z těchto problémů ještě nemusí znamenat potřebu rozsáhlého informačního systému. Pokud se ale potíže opakují a zasahují více procesů, vytvoření další tabulky nebo souhrnného reportu obvykle řešení pouze odkládá.

Přechod nezačíná výběrem programu

Častou chybou je začít prohlížením funkcí jednotlivých produktů. Firma pak hodnotí software dříve, než si vyjasní, co má nový způsob práce skutečně změnit.

Nejdříve je potřeba popsat současný stav:

• Které procesy jsou dnes vedeny v tabulkách?
• Které soubory jsou pro provoz skutečně důležité?
• Kdo do nich zapisuje a kdo z nich čerpá?
• Které údaje se opakují na více místech?
• Kde vznikají chyby, zpoždění nebo nejasnosti?
• Která rozhodnutí jsou závislá na ručně připravovaných přehledech?
• Které kroky musí zaměstnanci hlídat bez podpory systému?

Současně je potřeba určit očekávaný cílový stav. Nestačí říci, že firma chce „digitalizovat proces“ nebo „mít všechno v jednom systému“.

Konkrétní cíl může například znít:

• Každá zakázka bude mít jedno místo s aktuálním stavem, náklady a odpovědnostmi.
• Schválená změna rozpočtu se promítne do navazujícího vyhodnocení.
• Vedoucí výroby uvidí aktuální požadavky na materiál bez ručního spojování tabulek.
• Vedení získá přehled o rozpracovaných zakázkách bez čekání na ručně připravený report.
• Povinné údaje budou zkontrolovány před předáním zakázky do dalšího kroku.

Takto popsané cíle lze následně ověřit při výběru systému i po jeho spuštění.

Přechod od Excelu krok za krokem

1. Zmapujte procesy, ne pouze seznam souborů

Seznam používaných tabulek je důležitý, ale sám o sobě nestačí. Jeden proces může využívat několik souborů a jeden soubor může sloužit více různým činnostem.

U každé důležité evidence proto zjistěte:

• při jaké činnosti vzniká,
• kdo ji zakládá,
• kdo ji mění,
• kdo ji kontroluje nebo schvaluje,
• jaká další práce na ní závisí,
• kam se její údaje následně přepisují,
• co se stane, pokud jsou data neúplná nebo chybná.

Do mapování zahrňte také osobní a neoficiální tabulky vedoucích, rozpočtářů, přípravářů, mistrů, nákupčích nebo ekonomů. Právě v nich často probíhá důležitá část procesu, která není popsána v žádném oficiálním postupu.

2. Určete hlavní zdroj každého důležitého údaje

U zákazníka, zakázky, rozpočtu, položky, zaměstnance, stroje nebo materiálu musí být jasné, kde vzniká hlavní záznam a kdo za něj odpovídá.

Pokud obchod, výroba, sklad a ekonomika vedou vlastní rozdílné seznamy, samotné nasazení nového programu problém nevyřeší. Nejasnosti se pouze přenesou do jiného prostředí.

Firma musí rozhodnout například:

• kde se zakládá nová zakázka,
• kdo mění její termín,
• odkud se přebírá rozpočet,
• kde vzniká požadavek na materiál,
• kdo potvrzuje provedenou práci,
• odkud se čerpají údaje pro fakturaci,
• kdo odpovídá za konečné vyhodnocení.

3. Posuďte, které Excelové tabulky mají být zachovány

Ne každá tabulka musí být automaticky převedena do nového systému. Stejně tak ale nemá být automaticky zachována jen proto, že ji zaměstnanci používají dlouhou dobu.

U každé evidence je vhodné rozhodnout, zda:

• má být nahrazena funkcí informačního systému,
• mají být její data převedena do systému,
• má sloužit pouze jako archiv,
• je její další používání opodstatněné například pro specifické výpočty nebo jednorázové analýzy,
• má být ukončena, protože pouze kopíruje data vedená na jiném místě.

Zachování tabulky má smysl tehdy, když má jasně vymezenou roli a nevytváří další verzi údajů, které jsou již spravovány v informačním systému.

4. Vyberte první etapu podle přínosu i zvládnutelnosti

První etapa by měla řešit skutečný problém. Současně ale nesmí být natolik rozsáhlá, že firma nebude schopna rozhodnout o požadavcích, připravit data a řešení otestovat.

Vhodná první oblast má obvykle:

• jasný provozní problém,
• měřitelný očekávaný přínos,
• konkrétního vlastníka,
• dostupná a připravitelná data,
• zvládnutelný počet uživatelů a návazností,
• dostatečnou podporu vedení.

Není vhodné vybírat pouze nejjednodušší tabulku, jejíž nahrazení firmě téměř nic nepřinese. Stejně rizikové je ale začít nejkomplikovanějším procesem, který zasahuje celou firmu a obsahuje velké množství nevyjasněných výjimek.

Ve stavební firmě může být první etapou například řízení aktivních zakázek, sledování nákladů nebo předávání informací mezi přípravou a realizací.

Ve výrobní firmě může jít o kalkulace, výrobní zakázky, plánování kapacit, požadavky na materiál nebo návaznost mezi zakázkou a výrobou.

5. Zvolte odpovídající typ řešení

Ne každý přechod od Excelu vyžaduje rozsáhlý modulární systém.

Firma může zvolit:

• hotové řešení s omezenými možnostmi přizpůsobení,
• konfigurovatelný modulární systém s implementací,
• výrazně upravené řešení nebo software na míru.

Hotový produkt může být vhodný, pokud požadovaný proces řeší v potřebné hloubce a firmě vyhovuje jeho běžné fungování.

Konfigurovatelný systém dává větší smysl tehdy, když firma potřebuje individuálně nastavit procesy, schvalování, kontroly, výpočty nebo automatické kroky.

Individuální vývoj je potřebný až v případě, kdy požadované fungování nelze vytvořit pomocí dostupných funkcí ani konfigurace existujícího systému.

Výběr řešení má navazovat na popsané potřeby firmy. Nemá jim předcházet. Při porovnávání možností je proto vhodné sledovat nejen jednotlivé funkce, ale také rozsah a způsob propojení jednotlivých modulů informačního systému.

6. Vyčistěte a připravte data

Přechod do nového systému není prosté překopírování souborů.

Před migrací je potřeba rozhodnout:

• která data jsou aktuální,
• které záznamy jsou duplicitní,
• jak sjednotit názvy a číselníky,
• kolik historických údajů firma skutečně potřebuje,
• která data zůstanou v archivu,
• kdo ověří správnost převedených informací.

Aktivní zakázky, základní číselníky a data potřebná pro běžný provoz bývají důležitější než kompletní převod všech historických tabulek.

Starší soubory mohou zůstat v řízeném archivu, pokud k nim firma zachová přístup a nepotřebuje s jejich obsahem pravidelně pracovat.

7. Navrhněte budoucí proces a odpovědnosti

Nový systém by neměl pouze kopírovat současné tabulky do jiného vzhledu.

Firma musí určit:

• kdo jednotlivé záznamy zakládá,
• kdo je doplňuje,
• kdo je kontroluje nebo schvaluje,
• které údaje jsou povinné,
• co má systém hlídat,
• jak se řeší výjimky,
• kdy proces přechází do dalšího kroku,
• jaké informace potřebují jednotlivé role.

Současně je vhodné posoudit, které dosavadní postupy mají být zachovány a které lze sjednotit nebo zjednodušit.

Každá osobní zvyklost nemusí být převedena do nového systému. Individuální nastavení má smysl tam, kde podporuje důležitý provozní požadavek, kontrolu nebo odpovědnost.

8. Testujte běžné situace i výjimky

Testování nemá ověřit jen to, zda lze založit zákazníka nebo novou zakázku.

Je potřeba projít celý pracovní postup a reálné situace, například:

• změnu termínu,
• změnu rozpočtu,
• vícepráci,
• nedostupný materiál,
• výměnu odpovědného pracovníka,
• částečné dokončení,
• reklamaci,
• storno,
• chybný nebo neúplný údaj,
• návrat procesu do předchozího kroku.

Testovat mají lidé, kteří dané činnosti skutečně vykonávají. Nestačí, aby systém ověřilo pouze vedení projektu nebo IT.

9. Naplánujte ukončení původních evidencí

Po spuštění může být po omezenou dobu nutné porovnávat údaje mezi původní evidencí a novým systémem. Tento souběžný provoz ale musí mít:

• jasný účel,
• určené odpovědnosti,
• omezenou dobu,
• stanovený termín ukončení.

Dlouhodobé vedení stejných údajů v Excelu i informačním systému vytváří dvě verze skutečnosti. Uživatelé pak nevědí, kterému zdroji důvěřovat, a nový systém se nestane hlavním pracovním nástrojem.

Po ověření správnosti je proto potřeba určit, které původní tabulky se přestanou používat, které zůstanou pouze jako archiv a u kterých je další používání skutečně opodstatněné.

10. Měřte výsledek a plánujte další etapu

Po spuštění je vhodné sledovat konkrétní změny, například:

• dobu potřebnou k přípravě reportu,
• počet ručních přepisů,
• počet chyb nebo chybějících údajů,
• rychlost schválení,
• dostupnost aktuálního stavu zakázky,
• dobu odvádění výroby,
• přesnost plánování,
• rychlost přípravy podkladů pro fakturaci.

Další etapa se má vybírat podle toho, kde po první změně zůstává největší provozní překážka a zda je firma připravena rozšíření zvládnout.

Co s Excelem po zavedení informačního systému

Excel může zůstat součástí práce i po zavedení informačního systému, jeho další používání by ale mělo mít jasný důvod.

Může být vhodný například pro:

• jednorázové analýzy,
• modelování variant,
• specifické výpočty,
• individuální pracovní přehledy,
• práci s exportovanými daty.

Neměl by však zůstávat paralelním místem pro vedení údajů, které jsou již spravovány v informačním systému.

Pokud zaměstnanci stejná data nadále udržují v systému i v Excelu, postupně vznikají rozdílné verze a není jasné, která z nich je platná.

Cílem tedy není firma bez Excelu. Cílem je stav, kdy je používání každé zachované tabulky opodstatněné a neoslabuje správnost, dostupnost ani jednotnost klíčových firemních dat.

Jak se liší přechod ve stavební a výrobní firmě

Stavební firma

Ve stavební firmě se řízení často soustředí kolem zakázky. Informace vznikají v obchodu, přípravě, realizaci, ekonomice i u pracovníků v terénu.

Při přechodu je proto důležité určit například:

• kde zakázka vzniká,
• jak se pracuje s kalkulací a rozpočtem,
• jak se evidují změny a vícepráce,
• kdo odpovídá za dokumentaci,
• jak se zaznamenávají náklady,
• jak vznikají podklady pro fakturaci,
• jaké informace potřebuje stavbyvedoucí přímo na stavbě.

První etapa má respektovat důležité návaznosti zakázky, ale nemusí okamžitě zahrnout veškeré firemní procesy. Více o možnostech systému pro tento typ firem najdete na stránce ELEGIS pro stavebnictví.

Výrobní firma

Ve výrobní firmě bývá silnější návaznost mezi zakázkou, technickou přípravou, materiálem, plánem kapacit, výrobou, skladem a termínem dodání.

Změna jednoho údaje může ovlivnit několik dalších oblastí. Při přechodu je proto důležité vyjasnit:

• jak vzniká výrobní zakázka,
• odkud se přebírají technologické a materiálové požadavky,
• jak se plánují lidé a stroje,
• jak se řeší změny plánu,
• jak se eviduje skutečný průběh výroby,
• jak se vyhodnocují náklady a odchylky.

Také zde je vhodné začít jasně vymezenou částí procesu, ale její návrh musí zohlednit důležité návaznosti. Podrobněji jsou oblasti použití popsány na stránce ELEGIS pro výrobní společnosti.

Nejčastější chyby při přechodu od Excelu

Převést tabulky místo procesu

Pouhé přenesení sloupců a řádků do nového systému nezajistí jasné odpovědnosti, správné návaznosti ani kvalitnější řízení.

Vybrat software dříve než cílový způsob práce

Firma pak posuzuje dlouhý seznam funkcí, aniž by věděla, které konkrétní situace musí nový systém zvládnout.

Automaticky zachovat všechny používané tabulky

Dlouhodobé používání tabulky ještě není důvodem pro její zachování. Každá evidence by měla mít v budoucím způsobu práce jasně vymezenou roli.

Převést všechna historická data

Rozsáhlá migrace může spotřebovat mnoho času, přestože většina starých záznamů nebude v běžném provozu využívána.

Začít příliš rozsáhlou etapou

Snaha změnit obchod, zakázky, výrobu, sklady, ekonomiku i reporting současně zvyšuje nároky na rozhodování, přípravu dat, testování a zaměstnance.

Přizpůsobit systém každé dosavadní zvyklosti

Tím se do nového řešení mohou přenést zbytečné výjimky a neefektivní postupy. Každá úprava má mít jasný důvod.

Považovat přechod za projekt IT

Technologie je pouze část změny. O budoucím fungování musí rozhodovat lidé, kteří zakázky, výrobu, nákup, sklady nebo ekonomiku skutečně řídí.

Podcenit komunikaci a školení

Uživatelé potřebují vědět nejen to, jak se systém používá, ale také proč se mění jejich dosavadní způsob práce.

Nechat původní tabulky běžet bez termínu ukončení

Dlouhodobé paralelní evidence vedou k rozdílným údajům a oslabují důvěru v nový systém.

Neměřit přínos první etapy

Bez předem stanoveného cíle není možné posoudit, zda změna skutečně zrychlila práci, snížila chybovost nebo zlepšila dostupnost informací.

Jak může při přechodu pomoci ELEGIS

ELEGIS je modulární informační systém pro stavební a výrobní firmy. Při jeho zavádění lze vymezit první etapu podle procesů, které mají pro konkrétní firmu největší význam, a další oblasti doplňovat postupně.

Předimplementační analýza a návrh řešení pomáhá určit:

• které procesy mají být součástí první etapy,
• jaká data se budou převádět,
• kdo za jednotlivé údaje a kroky odpovídá,
• které postupy lze sjednotit,
• co pokryjí připravené funkce systému,
• kde je potřeba individuální nastavení nebo úprava.

Cílem není převést každou tabulku do ELEGIS. Smyslem je vytvořit řízený způsob práce pro klíčové procesy a data, která firma potřebuje sdílet, kontrolovat a vyhodnocovat.

Konkrétní rozsah první etapy závisí na prioritách firmy, současném způsobu práce, kvalitě dat a návaznostech mezi jednotlivými oblastmi.

Časté otázky

Musíme po zavedení systému přestat používat Excel?

Ne. Excel může zůstat nástrojem pro analýzy, modelování a jednorázové výpočty. Jeho další používání by ale mělo mít jasný důvod a nemělo by vytvářet paralelní evidenci údajů spravovaných v informačním systému.

Který proces máme převést jako první?

Proces, který řeší významný problém a má měřitelný přínos, jasného vlastníka, připravitelná data a zvládnutelný rozsah. Neměl by být ani bezvýznamně jednoduchý, ani příliš rozsáhlý pro první etapu.

Máme do systému převést všechny historické tabulky?

Obvykle ne. Nejčastěji je vhodné převést aktivní agendu, důležité číselníky a historii potřebnou pro provoz nebo pravidelné vyhodnocování. Ostatní data mohou zůstat v řízeném archivu.

Jak rozhodnout, které Excelové tabulky zachovat?

Zachovat je vhodné ty tabulky, které mají konkrétní a obhajitelnou roli, například pro jednorázové analýzy nebo specifické výpočty. Neměly by kopírovat údaje, které jsou již spravovány v informačním systému.

Jak dlouho mohou běžet Excel a nový systém současně?

Pouze po dobu potřebnou k ověření správnosti nového řešení. Paralelní provoz má mít stanovený účel, odpovědnosti a termín ukončení.

Co dělat, když zaměstnanci změnu odmítají?

Zapojit je do návrhu a testování, vysvětlit konkrétní důvody změny, školit podle jejich pracovních rolí a rychle řešit problémy po spuštění. Samotný příkaz používat nový systém obvykle nestačí.

Lze přecházet postupně po odděleních?

Ano, pokud etapy respektují důležité návaznosti. Proces nelze navrhnout izolovaně, jestliže jeho data, schvalování nebo výsledky přímo ovlivňují další oddělení.

Potřebujeme před výběrem systému analýzu?

Rozsah analýzy závisí na složitosti změny. Firma by ale měla vždy alespoň určit současný proces, cílový stav, odpovědnosti, potřebná data a situace, které musí nové řešení zvládnout.

Jak poznáme, že přechod přinesl výsledek?

Před spuštěním je potřeba stanovit konkrétní ukazatele, například rychlost přípravy reportu, počet ručních přepisů, chybovost, dobu schválení nebo dostupnost aktuálního stavu zakázky.

Závěr

Přechod od Excelu k informačnímu systému není technická výměna tabulek za aplikaci. Je to změna způsobu, jakým firma vytváří, spravuje, kontroluje a využívá důležitá data.

Nejdříve je potřeba zmapovat procesy a odpovědnosti, určit hlavní zdroje údajů a posoudit, které evidence mají být převedeny a zda je opodstatněné některé Excelové tabulky zachovat.

Potom lze vybrat vhodnou první etapu, odpovídající typ řešení a připravit data i uživatele.

Úspěšný přechod neznamená odstranit všechny tabulky. Znamená zajistit, aby klíčové procesy nebyly závislé na neřízených souborech, ručním přepisování a znalostech jednotlivců.