Případová studie
CigDus
ELEGIS pomohl společnosti CigDus dostat zakázky, náklady a cashflow pod kontrolu.
Zakázky, termíny a náklady lépe pod kontrolou
Společnost CigDus nabízí kompletní servis v oblasti instalatérství, topenářství a stavebnictví nejen na území Prahy. S rostoucím objemem zakázek postupně přibývalo také administrativy, úkolů, termínů, dokumentů a požadavků na kontrolu jednotlivých středisek.
Ve vedení firmy proto vznikla potřeba najít nástroj, který nebude pouze evidencí, ale skutečnou oporou pro každodenní provoz. Systém musel být dostatečně podrobný pro management, ale zároveň srozumitelný a použitelný pro lidi napříč firmou. Výběr systému ELEGIS se ukázal jako správná volba. Díky úpravám na míru, logickému nastavení práv, přehledu nad pracemi jednotlivých středisek a praktickým databázovým funkcím se ELEGIS stal jedním z hlavních nástrojů pro řízení společnosti CigDus.
Klient: CigDus s.r.o.
Obor: Technická zařízení budov, voda, plyn, topení, správa kotelen a servis
Velikost firmy:
Řešení ELEGIS: ELEGIS jako firemní informační systém pro zakázky, ekonomiku firmy i zakázek, náklady, dokumenty, termíny, práci i kapacity lidí
Realizace: 2019
Hlavní přínos: Lepší kontrola nad stavem zakázek, náklady, výnosy, termíny a vytížeností pracovníků
O společnosti CigDus
CigDus s.r.o. je pražská společnost, která zajišťuje služby v oblasti instalatérství, topenářství a stavebnictví. V praxi to znamená zakázky různého rozsahu, od servisních zásahů až po rozsáhlejší práce spojené s technickým zajištěním budov. Takový provoz stojí na lidech, termínech, materiálu, dokumentech a rychlé komunikaci. U každé zakázky je potřeba vědět, co se má udělat, kdo za to odpovídá, v jakém je práce stavu, jaké jsou náklady a jestli se vše stíhá v dohodnutém termínu. Jak firma rostla, rostl i objem zakázek a s nimi spojených úkolů. Informace, které bylo dříve možné uhlídat osobně nebo v jednodušších evidencích, už bylo potřeba řídit systematicky.
Výchozí situace
Postupem let se agenda ve vedení společnosti rozšířila natolik, že bylo nutné najít efektivní a kvalitní nástroj pro management firmy. Nešlo pouze o to mít někde uložené údaje o zakázkách. Důležité bylo mít možnost rychle zjistit, co se ve firmě děje, kde vzniká problém a jak si jednotlivé zakázky i střediska stojí.
S rostoucím počtem zakázek přibývalo také informací, které bylo potřeba průběžně sledovat, vyhodnocovat a sdílet mezi více lidmi. Vedení potřebovalo mít pod kontrolou nejen samotný stav prací, ale také termíny, náklady, výnosy, dokumenty, úkoly a vytíženost pracovníků. Bez jednotného systému bylo stále složitější udržet si aktuální přehled a rychle reagovat na situace, které mohly ovlivnit průběh zakázky nebo její výsledek.
Z pohledu vedení bylo zásadní, aby systém pomohl zkrátit čas strávený dohledáváním informací a dal firmě jistotu, že důležité věci nezůstávají pouze v e-mailech, tabulkách nebo u jednotlivých lidí. Cílem bylo zavést řešení, které sjednotí klíčová data na jednom místě, zpřístupní je odpovědným lidem a umožní řídit firmu na základě aktuálních a spolehlivých informací.
V každodenním provozu firmy bylo potřeba řešit zejména:
- Přehled o aktuálním stavu zakázek a včasné upozornění na problémy
- Náklady a výnosy u rozpracovaných i dokončených zakázek
- Dodržování termínů
- Schvalování faktur, smluv a dalších dokumentů
- Rozpis práce jednotlivých pracovníků
- Vytíženost lidí na zakázkách
- Dostupnost informací napříč firmou
Cíle implementace
-
Celkový přehled o stavu zakázek napříč firmou -
Včasné upozornění na možné problémy
-
Průběžné sledování nákladů a výnosů
-
Ekonomické vyhodnocení zakázek během realizace
-
Úsporu času při kontrole a vyhodnocování práce
-
Jednodušší hlídání termínů
-
Přehledné schvalování faktur, smluv a dalších dokumentů
-
Rozpis práce pracovníků a kontrolu jejich vytíženosti
Stejně důležitá byla i jednoduchost ovládání. Systém měl sloužit celé firmě, ne jen úzkému okruhu lidí v kanceláři.
Řešení ELEGIS
ELEGIS dodal společnosti CigDus software na míru, který přesněji odpovídá způsobu práce firmy a požadavkům jejího vedení. Velký důraz byl kladen na praktické nastavení systému. Každý zaměstnanec má přístup k tomu, co ke své práci potřebuje, a vedení má zároveň možnost rychlé i podrobné kontroly. Práva uživatelů jsou nastavena tak, aby systém dával smysl napříč strukturou firmy, od managementu přes techniky až po pracovníky v provozu.
ELEGIS dnes pomáhá společnosti CigDus sledovat zakázky, práci středisek, dokumenty, termíny, náklady, výnosy a vytíženost lidí. Díky databázovému základu jsou informace dostupné na jednom místě a lze se k nim vracet i zpětně.
Pro firmu je důležité, že systém není odtržený od provozu. Slouží jako nástroj pro každodenní rozhodování, od kontroly konkrétní zakázky až po celkový pohled na fungování společnosti.
Přínosy pro klienta
-
Přehled nad zakázkami a středisky
Vedení společnosti má lepší možnost sledovat, v jakém stavu jsou jednotlivé zakázky a jak probíhá práce jednotlivých středisek. Pokud je potřeba, lze se dostat rychle k základnímu přehledu, ale také k podrobnějším informacím. To je ve stavební a servisní praxi zásadní. Problémy je potřeba vidět včas, ne až ve chvíli, kdy ovlivní termín, zákazníka nebo výsledek zakázky.
-
Kontrola nákladů a výnosů i v průběhu realizace
ELEGIS pomáhá sledovat ekonomiku zakázek v průběhu jejich realizace i po dokončení. Firma tak má lepší přehled o tom, jaké náklady už na zakázce vznikly, jaké výnosy se k ní vztahují a jaký je její skutečný výsledek. Pro vedení to znamená lepší podklady pro rozhodování a možnost reagovat dříve, než se odchylky projeví až na konci zakázky.
-
Úspora času při řízení firmy
Dříve bylo nutné řadu informací dohledávat, ověřovat nebo skládat z více míst. S ELEGISem jsou důležité údaje soustředěné v jednom systému. To šetří čas managementu i dalších pracovníků. Místo hledání informací se mohou soustředit na řešení zakázek, lidí, termínů a zákazníků.
-
Přehledné schvalování dokumentů
Součástí provozu firmy je také práce s fakturami, smlouvami a dalšími dokumenty. ELEGIS pomáhá hlídat, kde se dokument nachází, kdo ho má schválit a v jakém je stavu. Díky tomu je celý proces přehlednější a snižuje se riziko, že se důležitý dokument zpozdí nebo ztratí v komunikaci.
-
Plánování práce lidí
Pro firmu, která pracuje na více zakázkách současně, je důležité vědět, kdo je kde nasazený a jak je vytížený. ELEGIS pomáhá s rozpisem práce jednotlivých pracovníků a dává lepší přehled o jejich kapacitě. To usnadňuje plánování dalších zakázek, rozdělování práce i kontrolu toho, zda jsou lidé využíváni efektivně.
Hodnocení spolupráce a shrnutí
-
Zbyněk Dusil, jednatel společnosti CigDus s.r.o.
„Výběr systému ELEGIS se ukázal jako správná volba, neboť nám firma byla schopna dodat software na míru, přesně postihující naše požadavky. Logické a účelné nastavení práv jednotlivých zaměstnanců, rychlá a v případě potřeby velice podrobná kontrola prací jednotlivých středisek firmy, srozumitelné a intuitivní ovládání a praktické databázové funkce dělají z produktu ELEGIS softwarovou páteř naší společnosti.
V současné chvíli si provoz a zejména řízení firmy bez možností, které mi poskytl ELEGIS, nedokáži představit.“
-
Shrnutí
Implementace systému ELEGIS pomohla společnosti CigDus zvládnout rostoucí objem zakázek, úkolů a provozních informací. Firma získala nástroj, který podporuje každodenní řízení, kontrolu středisek, vyhodnocování zakázek, schvalování dokumentů i plánování práce lidí.
ELEGIS se tak stal praktickou oporou pro management i provoz. Nejde pouze o evidenci zakázek, ale o systém, který pomáhá držet firmu pohromadě a dává vedení aktuální přehled o tom, co se ve společnosti skutečně děje.
-
-
-
Miroslav KřenekObchodní manažer
Neváhejte nás kontaktovat.
Domluvte si bezplatnou konzultaci. Projdeme váš současný způsob řízení zakázek, dokumentů a firemních procesů a ukážeme vám, kde a jak ELEGIS pomůže právě vaší firmě.