Případová studie
Gardenline
ELEGIS pomohl firmě Gardenline sjednotit data, zpřehlednit řízení firmy a dostat stavební zakázky lépe pod kontrolu od poptávky až po předání.
Od tužky, papíru a Excelu k řízení staveb podle aktuálních dat
Společnost Gardenline s.r.o. působí jako zhotovitelská stavební firma. Realizuje veřejné zakázky v oblasti dopravních staveb, veřejných prostranství, krajinářských a zahradnických staveb i standardních pozemních staveb. Nejde o projekční kancelář, ale o firmu, která stavby skutečně realizuje — se vším, co k tomu patří: lidmi v terénu, technikou, objednávkami, fakturami, dokumentací, subdodavateli, kontrolou nákladů a odpovědností za výsledek.
S rostoucím objemem zakázek se ukázalo, že dosavadní způsob práce už nestačí. Nabídky, rozpočty, objednávky, schvalování faktur, sklady, mechanizace, půjčovna, doprava i sledování nákladů a výnosů byly řešeny převážně ručně — pomocí papíru, tužky a několika excelových tabulek.
Gardenline proto hledal systém, který pomůže nastavit základní principy fungování firmy, centralizovat data a zprůhlednit řízení stavebních zakázek od prvního poptávkového kroku až po realizaci, předání a případné reklamace.
Klient: Gardenline s.r.o.
Obor: Zhotovitelská stavební firma, veřejné zakázky, dopravní stavby, veřejná prostranství, krajinářské a pozemní stavby
Velikost firmy: cca 60–70 interních zaměstnanců, v sezoně až přibližně 150 pracovníků včetně terénních zaměstnanců
Realizace: 2020
Výchozí stav: řízení procesů převážně přes papír, tužku a Excel; ekonomika ve vazbě na Money S4
Nasazené řešení: ELEGIS pro správu zakázek, dokumentů, objednávek, výkazů práce, techniky, dat ze staveb a controllingu
Hlavní přínos: přehlednější řízení zakázek, průběžná kontrola nákladů a výnosů, digitalizace dokumentů a lepší práce s informacemi přímo ze staveb
O společnosti Gardenline
Gardenline je stavební společnost, která se zaměřuje na realizaci veřejných staveb. Mezi typické zakázky patří autobusová nádraží, náměstí, ulice, cyklostezky, parky, zámecké zahrady, hradební nádvoří, vinice i standardní pozemní stavby.
Charakter práce je sezonní a personálně proměnlivý. Firma má desítky interních zaměstnanců, z toho část tvoří THP pracovníci, a v letních měsících se počet lidí v terénu výrazně zvyšuje. To klade vysoké nároky na koordinaci, evidenci práce, předávání informací a kontrolu nákladů. Ve stavebnictví přitom nestačí vědět až po skončení stavby, jak zakázka dopadla. Rozhodující je mít informace v průběhu realizace — včas vidět rozdíl mezi plánem a skutečností, sledovat cashflow, vyhodnocovat náklady a mít pod kontrolou dokumenty, objednávky i provedené práce.
Výchozí situace
Gardenline vstupoval do projektu s tím, že z hlediska systémů začíná prakticky na zelené louce. Jediným zásadním používaným systémem byl ekonomický systém Money S4 pro fakturaci a mzdy. Výrobní a stavební procesy ale byly z velké části vedeny mimo něj.
V praxi to znamenalo, že důležité informace vznikaly a obíhaly v různých podobách — v papírech, tabulkách, e-mailech, podkladech ze staveb nebo u jednotlivých pracovníků. Pro menší rozsah firmy to mohlo určitou dobu fungovat, ale s rostoucím objemem zakázek už tento způsob začal brzdit řízení.
Cílem nebylo pouze „nahradit Excel“. Firma potřebovala systém, který pomůže nastavit procesy, sjednotit práci oddělení a vytvořit spolehlivý základ pro další růst.
Největší výzvou bylo dostat do jednoho systému zejména:
- Nabídky, rozpočty a objednávky
- Schvalování příchozích faktur
- Sklady, mechanizaci, půjčovnu a dopravu
- Výkazy práce interních i agenturních zaměstnanců
- Dokumenty a soupisy provedených prací
- Fotodokumentaci, protokoly, vady a další informace ze staveb
- Plánované a skutečné náklady
- Průběžný controlling zakázek a cashflow
Cíle implementace
-
Kontrolovat náklady a cashflow -
Zlepšit informovanost napříč firmou
-
Nahradit papíry a Excel jedním systémem
-
Porovnávat plán se skutečností
-
Řídit zakázku od nabídky po dokončení
-
Zadávat data přímo ze stavby
-
Pracovat s fotodokumentací, protokoly a vadami
-
Rychle vyhodnocovat náklady zakázek
Gardenline hledal komplexní informační systém, který bude řešit celou agendu stavební zakázky od výběrového řízení až po samotnou realizaci podle konkrétních požadavků firmy.
Řešení ELEGIS
ELEGIS byl ve společnosti Gardenline nasazen jako systém pro stavební agendu, která propojuje kancelář, stavbu, ekonomiku i management. Důležitá byla návaznost na skutečný provoz stavební firmy. Systém proto neřešil pouze evidenci zakázek, ale také dokumenty, schvalování, objednávky, soupisy provedených prací, výkazy práce, půjčovnu nářadí a techniky i data pořizovaná přímo na stavbách.
Součástí řešení bylo také propojení s ekonomickým systémem. Díky tomu lze pracovat se zdrojovými daty a sledovat náklady a výnosy napříč zakázkami i z pohledu hospodaření celé firmy. Velkým tématem byla také mobilní aplikace. Gardenline potřeboval, aby se informace nezadávaly pouze v kanceláři, ale aby bylo možné pracovat s daty přímo v terénu. Do řešení proto vstupovala docházka, výkazy práce, vazba pracovníků na stavby, evidence údajů o zaměstnancích, fotodokumentace, protokoly, vady i možnost zapojení workflow dokumentů.
Právě mobilní část byla důležitá pro propojení stavby a kanceláře. U stavební firmy má totiž největší hodnotu informace tehdy, když vznikne včas — ideálně přímo na místě, kde se práce provádí.
Přínosy pro klienta
-
Řízení zakázek podle aktuálních dat
Gardenline získal možnost sledovat zakázky v průběhu realizace, ne až zpětně po jejich dokončení. To je zásadní především u veřejných zakázek, kde se pracuje s rozpočty, termíny, dokumentací, subdodávkami a průběžným vykazováním provedených prací. Díky centralizaci dat má firma lepší přehled o tom, co se na zakázkách děje, jaké podklady jsou k dispozici a kde je potřeba reagovat.
-
Náklady, výnosy a cashflow pod průběžnou kontrolou
Jedním z hlavních požadavků bylo dostat pod kontrolu náklady a cashflow v reálném čase. ELEGIS umožňuje pracovat s plánem i skutečností a průběžně vyhodnocovat ekonomiku zakázky. Pro management to znamená, že rozhodování nemusí stát pouze na zpětném vyhodnocení po konci stavby. Pokud se náklady nebo cashflow vyvíjejí jinak, než bylo plánováno, lze to řešit včas.
-
Konec izolovaných tabulek a papírových evidencí
Původně byla řada procesů vedená ručně. To zvyšovalo nároky na komunikaci, kontrolu i dohledávání informací. Zavedením ELEGISu se podařilo důležité agendy převést do společného prostředí. Dokumenty, objednávky, výkazy práce, soupisy provedených prací i další záznamy jsou díky tomu lépe dohledatelné, přehlednější a dostupné pro lidi, kteří s nimi potřebují pracovat.
-
Lepší propojení stavby a kanceláře
U stavební firmy vzniká velká část důležitých informací přímo v terénu. Proto bylo důležité řešit i mobilní zadávání a práci se stavebními daty mimo kancelář. Fotodokumentace, protokoly, vady, výkazy práce nebo docházka pracovníků mají přímou vazbu na konkrétní zakázku. Pokud se tyto informace dostanou do systému včas a ve správné struktuře, zjednodušuje to kontrolu, komunikaci i následné vyhodnocení.
-
Přehled nad lidmi, technikou a půjčovnou
Součástí řešení bylo také fungování interní půjčovny nářadí a techniky. Pro firmu, která pracuje na více stavbách současně, je důležité vědět, kde se technika nachází, kdo ji používá a k jaké zakázce se vztahuje. Stejně důležitá je evidence práce interních i agenturních zaměstnanců. Ve stavební sezoně, kdy počet pracovníků výrazně roste, je přehled o lidech, docházce a výkazech práce nezbytný pro provoz i správné vyhodnocení nákladů.
Hodnocení spolupráce a shrnutí
-
Mgr. Pavel Hladík, Project Manager, Gardenline s.r.o.
„Již nyní lze konstatovat, že systém ELEGIS nám zefektivnil procesy a controlling nad jednotlivými zakázkami. Jedná se zejména o digitalizaci a správu dokumentů, workflow dokumentů, tvorbu objednávek, soupisů provedených prací či tvorbu výkazů práce kmenových i agenturních zaměstnanců. Dále jsme v systému spustili fungování naší interní půjčovny nářadí a techniky.
Přidanou hodnotou celého systému je možnost na základě zdrojových dat a propojení s ekonomickým systémem přehledně sledovat náklady a výnosy napříč zakázkami, potažmo hospodaření firmy jako celku. Se spoluprací se společností ELEGIS jsme spokojeni, a to jak po stránce profesní, tak po stránce lidské. Jedná se o tým odborníků, který své práci rozumí, je přátelský a snaží se naše požadavky plnit vždy v rámci domluvených termínů. Spolupráci se společností ELEGIS mohu jen doporučit.“
-
Shrnutí
Implementace systému ELEGIS pomohla společnosti Gardenline nastavit digitální základ pro řízení stavebních zakázek. Firma přešla od ručních evidencí, papírů a excelových tabulek k systému, který propojuje zakázky, dokumenty, objednávky, výkazy práce, techniku, data ze staveb a ekonomické vyhodnocení.
Výsledkem je lepší informovanost napříč firmou, přehlednější controlling zakázek a možnost sledovat náklady, výnosy i cashflow v průběhu stavby. Pro společnost, která realizuje veřejné zakázky a pracuje s proměnlivým počtem lidí v terénu, jde o důležitý krok ke zprůhlednění a zefektivnění celého chodu firmy.
-
-
-
Miroslav KřenekObchodní manažer
Neváhejte nás kontaktovat.
Domluvte si bezplatnou konzultaci. Projdeme váš současný způsob řízení zakázek, dokumentů a firemních procesů a ukážeme vám, kde a jak ELEGIS pomůže právě vaší firmě.