Elegis DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
Systém pro správu
a řízení dokumentů

Máte problém rychle dohledat konkrétní informace?;Stává se Vám, že se nějaký dokument založí na špatné místo nebo dokonce ztratí?;Chcete mít všechny dokumenty bezpečně na jednom místě?;Rádi byste ušetřili čas neustálým tříděním a hledáním dokumentů?

ELEGIS DMS zajišťuje díky elektronizaci a digitalizaci dokumentů značné zvýšení produktivity práce, zjednodušení a urychlení procesů, úsporu času a peněz.

  • GARANCE PROVÁZANOSTI A NÁVAZNOSTI DOKUMENTŮ
  • JEDNODUCHÉ A RYCHLÉ VYHLEDÁVÁNÍ
  • VŠECHNO NA JEDNOM MÍSTĚ – ONLINE, PŘEHLEDNĚ A USPOŘÁDANĚ
  • SNADNÝ PŘÍSTUP ODKUDKOLI A KDYKOLI
  • BEZPEČNÉ UKLÁDÁNÍ A ARCHIVACE DOKUMENTŮ
  • PŘEHLEDNÁ TVORBA, EVIDENCE A SCHVALOVÁNÍ FAKTUR, SMLUV A JINÝCH DOKUMENTŮ

Funkcionality DMS

  • AKTUÁLNÍ A REÁLNÁ DATA
    Veškeré provedené doplnění a úpravy se v systému zobrazí ihned, a to všem uživatelům. Každá změna je zaznamenána v historii s uživatelskými údaji, takže snadno zjistíte, kdo a kdy v daném souboru pracoval. Upravené dokumenty jsou ukládány jako nové verze, v případě potřeby se tak snadno vrátíte k původnímu dokumentu. Aktuálnost dat umožňuje společnosti pružněji reagovat na měnící se požadavky na trhu, což zvyšuje konkurenceschopnost podniku.
  • RYCHLÉ A PŘESNÉ VYHLEDÁVÁNÍ
    V ELEGIS DMS najdete veškeré potřebné dokumenty a informace intuitivně a rychle. Pomocí klíčových slov a fulltextového vyhledávání jsou zaručeny výsledky hledání téměř okamžitě. Zlepšuje přístupnost informací, čím urychluje administrativní procesy a ostatní práci s dokumenty. Vysoký výkon a spolehlivost systému zaručí, že se Vám žádný dokument neztratí a vždy najdete přesně to, co hledáte.
  • LOGICKÉ ZAŘAZENÍ DOKUMENTŮ, VŠE NA „JEDEN KLIK“
    Vše je logicky řazeno tam, kam patří – na jedno kliknutí tak uvidíte všechny dokumenty ke konkrétnímu obchodnímu partnerovi, ať už se jedná o nabídky, objednávky, faktury nebo smlouvy. Stejně jednoduše se dostanete ke všem dokumentům týkající se dané zakázky, výroby nebo stavby. Upravené dokumenty lze v systému verzovat, neustále tak máte k dispozici nejenom aktuální verzi, ale celou historii úprav.
  • INDIVIDUÁLNÍ UŽIVATELSKÉ NASTAVENÍ A POHLEDY
    Vzhled celého systému, ale také rozložení a nastavení jednotlivých formulářů si může každý uživatel nastavit individuálně tak, jak bude vyhovovat právě jemu. Jednotlivé funkce, viditelnost sloupců, velikost jednotlivých oken, ale i barva, to všechno umožňuje uživatelské nastavení. Takové nastavení je pak možno uložit jako individuální a kdykoli se vrátit k výchozímu vzhledu systému.
  • VŠECHNY TYPY DOKUMENTŮ
    Do systému můžete ukládat dokumenty, které vstupují do organizace z venčí, jako přijaté faktury, smlouvy, doklady od státní správy, dopisy a e-maily. Stejně tak veškerou dokumentaci, která vzniká uvnitř podniku – směrnice, interní předpisy, informace o zaměstnancích, dokumenty k zakázkám. Vše je tak uloženo na jednom místě a systematicky propojeno. Systém je flexibilní a dokáže se přizpůsobit internímu nastavení tak, jak jste zvyklý. Se správou dokumentů v ELEGIS DMS se tak rychle naučí pracovat každý zaměstnanec.
  • NASTAVENÍ ODPOVĚDNOSTI A PŘÍSTUPŮ
    Dle vlastního nastavení práv mají k určitým datům a dokumentům přístup pouze zvolení odpovědní pracovníci. Takto nastavená práva mohou být přiřazena jednotlivcům ale i skupinám zaměstnanců, kteří například pracují na určitém projektu nebo zastupují konkrétní organizační jednotku společnosti.
  • INTEGRACE S OSTANÍMI ERP A CRM SYSTÉMY
    Zvyšování efektivity pomocí správy a řízení dokumentů je dosahováno také na základě integrace s ostatními moduly systému ELEGIS a jinými vnitropodnikovými systémy. Jednoduše a během okamžiku tak nahrajete dokumenty např. z MS Outlook nebo ukládáte soubory ke konkrétním projektům v systému ELEGIS. Propojení na ELEGIS WORKFLOW Vám přinese zvýšení efektivity při organizaci práce.

Zajímá Vás něco více ohledně ELEGIS DMS? Rádi Vám poskytneme více informací.

Kontaktujte nás
 

SCREENSHOT

Napište nám a my vám připravíme nezávaznou cenovou nabídku. Budete možná mile překvapeni cenou řešení i provozními náklady.

Kontaktujte nás

ATC Styl, s.r.o.

Společnost ATC Styl s.r.o. se zabývá zakázkovou výrobou CNC kovoobráběním nerezových a uhlíkových ocelí, slitin hliníku, mědi a plastů. Při mém nástupu do firmy na pozici ředitele bylo z mých prvních úkolů řešit komplexní informační systém pro správu zakázek a výroby. Společnost Elegis s.r.o. jsme zvolili na základě výběrového řízení, kdy jsme hodnotili schopnost potencionálních dodavatelů řešit úskalí našich potřeb a specifikace výroby.

Koncem roku 2014 proběhla vlastní implementace, hodně úsilí bylo věnováno napojení IS výroby ELEGIS Production na ekonomický systém DUEL od Ježek Software. Během cca 6-ti měsíců jsme nastavili a odladili běh systému výroby, aby co nejvíce vyhovoval potřebám společnosti a to zejména:
  • Propojení příjmu zakázek z DUEL do IS výroby
  • Generování výrobních příkazů z technologie
  • Terminály pro odvádění operací ve výrobě a odepisování hutního materiálu a polotovarů pro výrobu
  • Propojení výroby a skladu výrobků při expedici a následné fakturaci výrobků  
  • Definice a nastavení pracovišť a jejich nákladů výroby

CigDus s.r.o.

"Naše společnost nabízí kompletní servis v oblasti instalatérství, topenářství a stavebnictví nejen na území Prahy.

Postupem let se objem zakázek a s nimi spojených úkolů ve vedení společnosti rozšířil natolik, že bylo nutné najít pro management efektivní a kvalitní nástroj, který by by zároveň snadno ovladatelný napříč strukturou firmy.

Výběr systému ELEGIS se ukázal jako správná volba, neboť nám firma byla schopna dodat software na míru, přesně postihující naše požadavky. Logické a účelné nastavení práv jednotlivých zaměstnanců, rychlá a v případě potřeby velice podrobná kontrola prací jednotlivých středisek firmy, srozumitelné a intuitivní ovládání a praktické databázové funkce dělají z produktu ELEGIS softwarovou páteř naší společnosti.

V současné chvíli si provoz a zejména řízení firmy bez možností, které mi poskytl ELEGIS, nedokáži představit."
 
- ZBYNĚK DUSIL, JEDNATEL SPOLEČNOSTI CIGDUS S.R.O.

Gardenline s.r.o.

"Z mnohaletých zkušeností v oblasti realizace stavebních zakázek jsme se rozhodli, že potřebujeme komplexní informační systém, který bude řešit kompletní agendu zakázek od výběrového řízení až po samotnou realiaci dle našich konkrétních požadavků.

Z hlediska výběru nového systému tyto požadavky nejlépe splnila společnost ELEGIS s.r.o.

V současné chvíli máme po implementaci systému a přecházíme do ostrého provozu. Již nyní lze konstatovat, že systém ELEGIS nám zefektivnil procesy a controlling nad jednotlivými zakázkami.

Jedná se zejména o digitalizaci a správu dokumentů, workflow dokumentů, tvorbu objednávek, soupisů provedených prací či tvorbu výkazů práce kmenových i agenturních zaměstnanců. Dále jsme v systému spustili fungování naší interní půjčovny nářadí a techniky. Přidanou hodnotou celého systému je možnost na základě zdrojových dat a propojení s ekonomickým systémem přehledně sledovat náklady a výnosy napříč zakázkami, potažmo hospodaření firmy jako celku.

Se spoluprací se společností ELEGIS jsme spokojeni, a tojak po stránce profesní, tak po stránce lidské. Jedná se o tým odborníků, který své práci rozumí, je přátelský a snaží se naše požadavky plnit vždy v rámci domluvených termínů. Spolupráci se společností ELEGIS mohu jen doporučit."

MGR. PAVEL HLADÍK. PROJECT MANAGER GARDENLINE S.R.O.

Jablotron Alarms a.s.

JABLOTRON ALARMS a.s. je dynamickou společností s tradicí od roku 1990. Patří k celosvětově významným dodavatelům bezpečnostní techniky. Významnou součástí informačního systému je technologická příprava výroby a simulace kalkulací. V tomto ohledu je nám nezastupitelným pomocníkem systém ELEGIS Production, který používáme od roku 2003.

Před zavedením ELEGIS Productionbylo provozováno v Jablotronu několik sw aplikací pro řízení TPV, výroby a kalkulací, které nebyly vzájemně provázány a nestačily se již přizpůsobovat rostoucím požadavkům. Zavedením systému jsme získali jednotné prostředí pro evidenci technologie, řízení výroby včetně sledování nákladů, evidenci výrobních/metrologických pomůcek a účinný nástroj pro výpočet kalkulací.

Později přibyl i modul workflow pro sledování vývojových prací a souvisejících nákladů.

KALÁB, spol s.r.o.

Společnost Elegis s.r.o. pro nás realizovala dodávku a implementaci systému pro řízení stavební firmy. Mohu potvrdit, že v rámci celé implementace i následného rozvoje a servisu, který probíhá do současnosti, byly vždy dodrženy dohody a přísliby. Elegis plní nadstandardně svoje závazky a obratem řeší reklamace, pokud se vyskytnou. Oceňuji také odbornou znalost pracovníků Elegis, kteří nám mnohdy dobře poradili. V roce 2010 jsem se rozhodl pořídit do firmy Kaláb – stavební firma, spol. s r.o. informační systém. Neměl jsem žádný přehled o spotřebě materiálů, nepočítám-li faktury dodavatelů.

Stejně to bylo i u ostatních subdodávek – ne zrovna jednoduše jsme třeba kontrolovali, zda subdodavatelé nevyfakturovali více. Neumím přesně vyčíslit náklady, které v souvislosti s tím vznikaly, ale odhadem to bylo cca 500.000 ročně. Ve firmě jsme neměli komplexní systém, který by informace o zakázkách přehledně evidoval na jednom místě. Sledování staveb se tak hodně omezovalo na informace z faktur a různé Excely, které byly uloženy na serveru. Zajištění informovanosti o aktuálním stavu zakázek v celé firmě nebylo tak zrovna jednoduché a někdy tyto informace chyběly, nebo přicházely pozdě. Poptal jsem několik firem, které dodávají informační systémy. zvažovali jsme nejen cenu, ale i vhodnost systému právě pro stavební firmu, jako jsme my. Osobně považuji podnikání v oboru stavebnictví a v oboru implementace informačních systémů za velmi podobné. Naprosto zásadní je v obou oborech schopnost a ochota přiznat si chyby a pak je rychle vyřešit.

OHL ŽS, a.s.

ELEGIS s.r.o. realizuje pro naši společnost vývoj aplikací a systémů nejrůznějšího charakteru a rozsahu, a dále vyvíjí nové moduly stávajících informačního systému nebo upravuje a rozšiřuje funkcionalitu existujících systémů již od roku 1996. Pro takto vyvinuté aplikace, systémy nebo moduly systémů ELEGIS dlouhodobě poskytuje podporu a servis a dále pokračuje na jejich rozvoji.

Vývoj a rozvoj je realizován na základě našeho zadání podle momentálních potřeb naší společnosti a trhu. Ceny a termíny realizace respektují dohodnuté podmínky. V rámci vývoje a rozvoje ELEGIS s.r.o. poskytuje konzultační a poradenské služby za účelem návrhu optimálního řešení.
 
​"ZA DOBU VZÁJEMNÉ SPOLUPRÁCE BYLY REALIZOVÁNY VÝVOJOVÉ PRÁCE V ROZSAHU TISÍCŮ HODIN. SCHOPNOST ELEGIS S.R.O. RYCHLE A PRUŽNĚ REAGOVAT NA NAŠE POŽADAVKY PŘEDSTAVUJE VÝRAZNOU PODPORU NAŠICH ČINNOSTÍ A USNADŇUJE NAŠE PODNIKÁNÍ."
 
- ING. JAN NOVÁK, VEDOUCÍ ODBORU IT A TELEKOMUNIKACE

UNIS-N, spol s.r. o.

"​V roce 2009 mi došla trpělivost s mým stávajícím systémem a jeho dodavatelem. Rozhodl jsem se tuto situaci řešit výběrem nového systému. Nebyl jsem spokojen v oblasti plánování a řízení výroby v unis-n spol. s r.o., protože to bylo příliš složité. Dále jsem postrádal manažerské výstupy, které by mi poskytovali informace o firmě. situace u nás byla taková, že se nedodržovali termíny vůči zákazníkům a chyběl přehled o rozpracovanosti jednotlivých zakázek. Velmi složitě jsme zjišťovali skutečné náklady výroby a zdali byla zakázka vůbec zisková. Když tuto situaci zpětně zhodnotím, tak se divím, že jsem to neřešil dříve. Nestíhali jsme realizovat tolik zakázek, jako stíháme dnes a díky chybějícím informacím se mnohdy pracovalo ve stresu a nervozitě.

Hodně důležité pro nás byly také nabízené servisní služby a odborná znalost dodavatele. Po velmi důkladném a podrobném vyhodnocení nabízených řešení jsem vybral systém SAP Business One a ELEGIS Production. Obával jsem se, že  systém sap bude hodně drahý, složitý a že je určen především velkým firmám, tudíž že nebude vyhovovat naší menší společnosti. Nebyl jsem nadšený ani ze vzdálenosti dodavatele, která je více jak 200 kilometrů.
Všechny reference

SPOLEČNOST V ČÍSLECH

DESÍTKY

LET
V OBORU

STOVKY

REALIZOVANÝCH
PROJEKTŮ

TISÍCE

SPOKOJENÝCH
UŽIVATELŮ

DESETI TISÍCE

PŘIHLÁŠENÍ
ZA DEN

elegis - informační systémy

jsme tu pro vás

Uvažujete o pořízení informačního systému, hledáte technickou podporu nebo potřebujete konzultaci týkající se firemních informačních systémů? Téměř třicet let se věnujeme problematice poradenství v oblasti optimalizace firemních procesů pro společnosti různého zaměření a velikostí. Neváhejte se s námi spojit.

Prostřednictvím telefonu jsme Vám k dispozici téměř neustále, přes den, brzy ráno ale i pozdě večer. Pokud si to situace vyžaduje, tak i o víkendu.

 
KONTAKTOVAT